Jak skonfigurować automatyzacje

Co to w ogóle jest

Automatyzacja to zdanie: „kiedy stanie się X, zrób Y". Nic więcej.

• X to wyzwalacz, po angielsku trigger. Zdarzenie w akademii, na przykład ktoś dołączył albo ktoś kupił kurs.
• Y to akcja. Wyślij mail, pokaż powiadomienie, nadaj dostęp.

Możesz też wstawić między nie opóźnienie: „kiedy ktoś dołączy, poczekaj dobę, potem wyślij mail".

Nie musisz nic programować. Wybierasz z listy.

Gdzie to jest

Menu boczne → Automatyzacje. Adres to /app/twoja-akademia/admin/automations.

Widzi to tylko administrator i właściciel. Trener nie ma tego w menu.

Nie widzisz Automatyzacji w menu, choć jesteś administratorem? Moduł jest wyłączony. Włącz go w Ustawieniach, w sekcji z modułami.

Najprostsza droga: włącz gotowy szablon

1. Wejdź w zakładkę Szablony.
2. Zobaczysz 13 gotowych schematów w czterech grupach: Onboarding, Zaangażowanie, Ukończenie, Retencja. Przy każdym jest opis, co robi.
3. Kliknij Włącz przy tym, który chcesz.
4. Szablon zmienia się w regułę i przechodzi do zakładki Aktywne reguły. Od tej chwili działa.

Na start wystarczą zwykle dwa: „Email powitalny" i „Potwierdzenie zapisu".

Co potrafią wyzwalacze

• Ktoś dołączył do akademii — pierwszy kontakt, powitanie.
• Ktoś został zapisany na produkt — potwierdzenie zapisu.
• Ktoś kupił produkt — podziękowanie po płatności.
• Ktoś ukończył lekcję — zachęta do kolejnej.
• Wydarzenie zaczyna się niedługo — przypomnienie, domyślnie 24 godziny przed.
• Ktoś jest nieaktywny — odzyskiwanie, domyślnie po 30 dniach bez wejścia.
• Wystawiono certyfikat — mail z gratulacjami.

Co potrafią akcje

• Wyślij e-mail — z Twoim tematem i treścią.
• Pokaż powiadomienie w aplikacji — pod dzwonkiem, bez maila.
• Nadaj dostęp — do produktu albo programu, opcjonalnie na czas określony.
• Dodaj tag — etykietę przy osobie, do późniejszego filtrowania.
• Zmień etap w cyklu życia — na przykład oznacz jako aktywnego uczestnika.

Zmiana treści włączonej reguły

1. Zakładka Aktywne reguły.
2. Kliknij ikonę ołówka przy regule.
3. Możesz zmienić: nazwę, opis, opóźnienie, temat maila i treść.

Opóźnienie podaje się w minutach. Zero znaczy od razu. Maksimum to 10080 minut, czyli siedem dni. Doba to 1440, tydzień to 10080.

Jeśli akcja nie ma treści do edycji, na przykład „dodaj tag", zobaczysz o tym komunikat i zmienisz tylko nazwę, opis i opóźnienie.

Zmienne w tekście, czyli skąd system wie, jak ktoś ma na imię

W temacie i treści maila wpisz w podwójnym nawiasie klamrowym:

• {{user_name}} — imię osoby, do której idzie mail
• {{workspace_name}} — nazwa Twojej akademii
• {{product_name}} — nazwa produktu, którego dotyczy zdarzenie

Przykład: „Cześć {{user_name}}, witamy w {{workspace_name}}."

Zmienną trzeba wpisać dokładnie tak, z dwoma nawiasami z każdej strony i bez spacji w środku. Literówka nie wywali maila, po prostu zostanie wydrukowana jako tekst i klient zobaczy {{user_nme}} w wiadomości.

Własny szablon, kiedy gotowe nie pasują

W zakładce Szablony kliknij Nowy szablon. Składasz go z trzech klocków: wyzwalacz, opóźnienie, akcja. Potem nadajesz nazwę i treść.

Twoje szablony pokazują się na górze listy z etykietą „Twój szablon". Usunięcie szablonu nie wyłącza reguł już z niego uruchomionych.

Wyłączanie i kasowanie

• Przełącznik przy regule wyłącza ją i włącza z powrotem. Treść zostaje.
• Kosz kasuje regułę na zawsze. Przestaje działać natychmiast, historia wykonań zostaje w logach.

Jeśli tylko testujesz, używaj przełącznika. Kasowania nie da się cofnąć.

Jak sprawdzić, czy działa

Zakładka Ostatnie wykonania pokazuje ostatnie 50 uruchomień, od najnowszego. Przy każdym jest status:

• completed — poszło.
• pending — czeka w kolejce, jeszcze nie czas albo jeszcze nie przetworzone.
• running — właśnie się wykonuje.
• failed — nie udało się po wszystkich próbach.
• ponowienie 1/2/3 — pierwsza próba padła, system próbuje jeszcze raz.

„Włączyłam, a nic się nie dzieje"

To najczęstsze zgłoszenie i zwykle nie jest to awaria.

Kolejka rusza co 15 minut. Nawet z opóźnieniem ustawionym na zero mail może wyjść kilkanaście minut później. To normalne, nie ponawiaj.

Regułę widzi tylko to, co stanie się po jej włączeniu. Ludzie, którzy dołączyli wczoraj, nie dostaną powitania, które włączyłaś dzisiaj.

Nieaktywność liczy się od 30 dni. Reguła „przypomnienie o nauce" nie odezwie się przez pierwszy miesiąc.

Sprawdzasz na własnym koncie? Jesteś już członkiem akademii, więc wyzwalacz „ktoś dołączył" dla Ciebie nie zadziała. Przetestuj na osobnym adresie.

„Status failed, co teraz"

System próbuje jeszcze trzy razy, po minucie, po pięciu i po piętnastu. Dopiero potem odpuszcza i stawia failed.

Najczęstsza przyczyna przy mailu: adres odbiorcy nie istnieje albo odbija. Sprawdź, czy adres jest poprawny.

Jeśli ta sama reguła pada za każdym razem, wyłącz ją przełącznikiem, żeby nie zapychała kolejki, i napisz do nas.

Kiedy napisać do nas

• Ta sama reguła kończy się failed przy każdym uruchomieniu.
• Zakładka „Ostatnie wykonania" jest pusta od kilku dni, choć ludzie dołączają i kupują.
• Mail wyszedł do niewłaściwej osoby albo z nie tą treścią.

Napisz na support@cohorta.pl, podaj adres akademii, nazwę reguły i datę z listy wykonań.